IMPLEMENTATION TLE

  • Inför en demo läser vi på om er koncern och kan redan vid ett första möte diskutera eventuella branschspecifika erfarenheter vi har och lösningar vi gjort i TLE.

  • Resultatet av en workshop är att du fått en unik insikt i systemet samt att du lärt känna Tiegos konsulter och vi på Tiego lärt känna dig och ditt team inför en ev implementation.

  • Demo, workshop och en eventuell implementation följer tre ”block”.
    BLOCK 1: REGISTER OCH RAPPORTER.
    BLOCK 2: INDATA OCH AVSTÄMNING.
    BLOCK 3: ANALYS OCH INTEGRATION TILL KONCERNRAPPORTERING

DEMO

Vi på Tiego vill både avdramatisera en implementation och samtidigt förstå er koncerns svårigheter och utmaningar. Som en inledning vill vi gärna genomföra en demonstration på kontraktsdata i vår demo-databas, vilket vi ofta kan göra inom 24 timmar om önskemål om detta. Det kan också vara så att ni har en offertförfrågan innan det sker en demo och då besvarar vi gärna den.

Inför en demo läser vi på om er koncern och kan redan vid ett första möte diskutera eventuella branschspecifika erfarenheter vi har och lösningar vi gjort i TLE. 

Vårt mål med en demo är att skapa förtroende för en kostnadsfri workshop där vi läser in er data efter sekretessavtal är undertecknat.

WORKSHOP

Till en workshop erbjuder vi att importera alla eller ett urval av era kontrakt till vår databas med underlag till koncernbokningar för era bolag eller underkoncerner. Det finns många bra och en del lite sämre Excel-lösningar på marknaden och vi brukar inledningsvis komma nära ingående balanser. Vi vet att arbetet med Excel-lösningar kan ha varit tidskrävande och omständigt, särskilt avseende ändringar efter implementationen av IFRS 16, och det kan vara både inspirerande och frustrerande att se hur snabbt det går att få in informationen i TLE och vilken analyskraft som finns.

Checklista vad som behöver skickas till Tiego inför en workshop (senast sju dagar före den halvdag vi har tillsammans):


• Kontraktsinformation i Excel-format från nuvarande lösning
• Filer från leverantörer av finansiell leasing
• Utdata som visar koncernjusteringar från nuvarande lösning
• Bolagsstruktur
• Beskrivning av arbete med förändringar av kontraktsinformation
• Saldon per månad för hyreskostnader i lokal valuta för avstämning
• Annat som kan tänkas underlätta för Tiego i arbetet med workshopen

Två till tre dagar före workshopen genomför vi ett förmöte där vårt önskemål är att ni loggat in i databasen och gett synpunkter på mappning av lokala kontoplaner till koncernens dito samt läst de inledande sektionerna i dokumentationen på web.tiego.se. Vi har valt att använda oss av en liknelse till karate och dess graderingar med olika färg på bälten för att visa det mest tidseffektiva sättet att få kunskap i TLE. Vi brukar säga att Tiego lägger 90% av tiden för att förbereda, men du som deltar behöver lägga 10%, eller ungefär 2-3 timmar förutom förmöte och själva workshopen. 

Resultatet av en workshop är att du fått en unik insikt i systemet samt att du lärt känna Tiegos konsulter och vi på Tiego lärt känna dig och ditt team inför en ev implementation. Vi vill att du ska känna att du är ”på startbanan” och redan utan att ha betalat något kan ha en god förståelse för hur mycket som är kvar till systemet kan vara implementerat och du skulle kunna släppa din nuvarande lösning för IFRS 16 eller K3. 

STRUKTUR

Demo, workshop och en ev. implementation följer tre ”block” där fokus är på block 2 ”Indata och avstämning” på demo och workshop.

BLOCK 1: REGISTER OCH RAPPORTER 
En demo genomförs på Tiegos standardkontoplan för IFRS 16 och K3 och som har sin utgångspunkt i BAS 2020 kompletterad med konton som behövs för ändamålet. Om ni har krav på dimensioner i elimineringen så brukar vi ägna en del tid åt detta och även ta upp att det finns funktionalitet för att allokera per dimension med nycklar. Vi visar även helt kort det paket som finns för att hämta ut allt som behövs till notförteckningen på demon och går djupare in på det vid en workshop. Rapporter kan hämtas mha av vår egen ”retrieve-funktionalitet” som kan hämta all information i systemet.

BLOCK 2: INDATA OCH AVSTÄMNING
Vid demon visar vi nedanstående arbete i vår tillrättalagda demo-miljö på 1,5 timme, men går djupare under de 3,5 timmar vi gärna bokar för en workshop. 
Vi önskar sju dagar från leverans av kontraktsinformation mm (se ovan) och ägnar majoriteten av tiden tills workshopen med att ladda kontrakt och stämma av mot tidigare använd modell. Det är vanligt att vi återkommer med följdfrågor och ev komplettering av tex automatförlängningar och uppsägningstid för att kunna visa de påminnelser som systemet kan skicka ut till användare när ett kontrakt närmar sig sitt uppsägningsdatum. 

Om ni har leasing av bilar och maskiner finns det ofta möjlighet att få exportfiler från de företag som ni leasar ifrån, vilket vi är intresserade av för att kunna visa hur vi kan automatisera uppdateringar baserat på dessa filer. Workshopen avser dock inte ge en färdig implementation, men ge er en mycket god inblick i hur långt det är kvar tills systemet kan vara implementerat. 

Förutom kontraktsinformation läser vi även in kostnaden för hyra av lokaler, maskiner, bilar, truckar etc per lokalt konto till TLE. Med hjälp av denna information kan vi visa att det går enkelt att stämma av om vi lyckas kreditera bort de belopp som finns bokfört i debet på dessa konton. Denna analys är ofta grunden till nästa steg i processen, en ev implementation. 

BLOCK 3: ANALYS OCH INTEGRATION TILL KONCERNRAPPORTERING
En styrka i TLE är enkelheten att göra analys ner på kontraktsnivå vid behov vilket vi visar på demo, går djupare i på workshopen och ägnar mycket tid år under en implementation. Systemet erbjuder ett antal inbyggda standardrapporten som kompletteras med möjligheten att exportera ut detaljerad information till Excel där vi på Tiego har förberedda översikter av resultat-, balansräkning och kassaflödesanalys. Dessa kompletteras med Pivot-tabeller på kontraktsnivå. 

När man kommer fram till årsskifte så behövs förutom en rapport som visar ingående- till utgående balans för alla balanskonton, även rapporter som visar hur flödet är från utgående balans för året till evigheten då alla kontrakt löper ut. Denna rapport ingår i paketet som behövs för notrapportering. 
Tiego har integrerat TLE mot de flesta förekommande koncernrapporteringsprogrammen på den svenska marknaden genom att koppla alla kombinationer av konto och förändringstyp till sk ”Custom Group Accounts”. Det finns ett antal olika varianter på hur data ska läsas in och vi anpassar till respektive kund vid en implementation. Vi nämner helt kort lite om ”Custom Group Accounts” på demo, visar lite mer på workshop och ser till att det fungerar mot er koncernrapportering vid en implementation.